4.5 Registrazione dei fatti amministrativi

4.5 • Registrazione dei fatti amministrativi

Terminata la registrazione di apertura, dovranno essere eseguite le registrazioni dei fatti amministrativi precedentemente annotati sul Libro Prima Nota (o brogliaccio).

Tabella 4 • Esempio di Libro Prima Nota dove viene annotato il fatto che si è verificato.
Libro Prima Nota
- 11/11 registrazione delle rimanenze
- 9/12 ricevuta fattura n. 2 dalla Agrisol per acquisto MP 1.750 € di cui IVA 270 €
- 12/12 si sono raccolti 46 q di insalata a 45 €/q subito riscossi ed emessa fattura più 142 € di IVA
- 29/12 pagata con assegno la fattura n. 2 del 15/11
- 7/1 ricevuta fattura n. 45 per l'acquisto di un pezzo di ricambio allo scavatuberi 1200 € di cui IVA 200 €
- 15/1 pagata la fattura del 7/1
- 2/2 pagati debiti per 150 €
- 5/3 pagati con assegno i contributi consortili per 400 €
- 6/3 riscossi tutti i crediti esistenti
- 22/4 pagata in contanti la bolletta ENEL per 180 € di cui 10 € di IVA
- 10/6 venduti per 14.200 € i prodotti dei campi e subito riscossi con assegno, fatturati con IVA al 12%
- 16/6 pagata la manodopera per 2.800 €
- 18/6 arrivate a mezzo corriere le MP ordinate alla ditta ZOOAGR per 620 € il pagamento sarà effettuato al momento del ricevimento fattura

- 23/6 venduti prodotti dei campi per 9.230 € riscossione a scadenza
- 26/6 ricevuta e pagata la fattura per l'acquisto del 6/4 con l'aggiunta di IVA di 90 €
- 30/6 riscossa vendita emessa fattura con 420 € di IVA
- 30/6 pagata la manodopera per 2.800 €
- 1/7 si esegue un trattamento fitosanitario alle colture 340 €
- 7/7 raccolti cereali per 37.000 € e posti in magazzino
- 10/7 eseguito un trattamento antiperonosporico alla vigna 250 €
- 11/7 venduti e riscossi i cereali per 18.000 € emessa fattura con 1.440 € di IVA
- 20/7 venduti e riscossi i cereali residui ed emessa fattura con 1.480 € di IVA
- 3/8 vendute tutte le rimanenze di magazzino (6.000 €) PV pagamento a 30 gg
- 16/8 pagata la manodopera per 2.800 €
- 18/8 pagate le residue spese di produzione per 4.340 €
- riscosse le vendite del 18/7 ed emessa fattura con il 6% di IVA
- 9/10 conferita l'uva alla cooperativa per 35.600 €
- 7/11 riscosso dalla cooperativa il conferimento dell'uva con bonifico bancario
- 6/11 pagato bolletta Telecom 350 € di cui 35 € di IVA
- 10/11 si riscuotono gli interessi sui depositi bancari 1.560 €
- 10/11 si pagano gli interessi passivi sui mutui 820 €
- 10/11 si accantonano le spese medie annue dei capitali fissi e degli altri fondi 32.000 €

Questi fatti sono quelli riguardanti la gestione aziendale che portano a variazioni sia economiche che finanziarie e incidono di conseguenza sul reddito di esercizio e sul patrimonio aziendale.
Tra tutti questi fatti, quelli più comuni o frequenti sono elencati di seguito.

Acquisto di materie prime, macchine e attrezzature

L'acquisto può avvenire attraverso pagamenti diretti oppure mediante mutui o finanziamenti. Nel primo caso dovranno essere registrati nel C/Materie prime in DARE e nel C/Cassa-banca in AVERE.
Nel secondo, qualora venga contratto un mutuo o un finanziamento, dovrà essere registrato l'acquisto in DARE nel C/Macchine e attrezzature e in AVERE nel C/Debiti.
La registrazione, come in quest'ultimo caso, andrà eseguita anche per quegli acquisti di piccola entità il cui pagamento avverrà all'emissione della fattura o a scadenza prestabilita.

Esempio 1

29/02 - Acquisto concimi per 250 €, pagamento in contanti.

Dare	Avere	Descrizione	Parziale	Totale
		10 29/02
6	7	C/Magazzino MP a C/Cassa-Banca
		Per acquisto concimi		250

Esempio 2

29/02 - Acquisto concimi per 250 €, pagamento con scadenza 30 giorni.

Dare	Avere	Descrizione		Parziale	Totale
		10	29/02
6	7	C/Magazzino MP a C/Debiti
		Per acquisto concimi			250

Esempio 3

29/02 - Acquisto trattrice 25000 €, con mutuo prima rata fra 6 mesi.

Dare	Avere	Descrizione		Parziale	Totale
		10	29/02
6	7	C/Macchine e attrezzature a C/Debiti
		Per acquisto trattrice			25.000

Operazioni di vendita

Rappresentano le vendite dei prodotti aziendali. A tali operazioni si aggiungono le vendite di macchine e attrezzature (che fanno parte della dotazione aziendale, ma non rientrano nei prodotti).
Nel primo caso (quello più frequente) si registra la vendita dei prodotti riportandola in DARE del C/Cassa-banca e in AVERE del C/Magazzino prodotti vendibili e del conto economico C/Perdite e profitti. Ciò avviene quando i prodotti finiti passano attraverso il magazzino.
In caso di vendita diretta del prodotto la registrazione va da C/Cassa-banca a C/Perdite e profitti. Nel caso più raro, quello della vendita di macchine, saranno interessati più conti come ad esempio il C/Fondo ammortamento.
In questo caso come prima operazione dovrà essere eseguito lo storno dal C/FAM (Fondo Ammortamento Macchine) al C/Macchine e attrezzature, successivamente si registrerà la vendita vera e propria della macchina dal C/Cassa al C/Macchine e attrezzature.

Esempio dell’articolo da eseguire

25/03 - Venduti per 14.200 € i prodotti dei campi e subito riscossi con assegno, fatturati con IVA al 12%.

Dare	Avere	Descrizione	Parziale	Totale
		12 25/03
6		C/Cassa-Banca a Diversi
		Per vendita prodotti
	11	Perdite e Profitti	14.200
	12	IVA (debito)	1.704	15.904

Operazioni di pagamento debiti

In seguito al ricevimento delle fatture di acquisto o al momento delle scadenze delle rate di mutui/finanziamenti, il pagamento può avvenire mediante l'uscita di denaro dalla cassa o dalla banca e indipendentemente dalla tipologia di pagamento, la registrazione dovrà essere eseguita da C/Debiti (a breve e lungo termine) a C/Cassa-banca.

Esempio dell’articolo da eseguire

13/01 - Pagata la fattura del 12/01.

Dare	Avere	Descrizione	Parziale	Totale
		7 13/01
	8	Diversi a C/Debiti
		Per ricevuta fattura n. 45 per pezzi di ricambio
3		Macchine e attrezzature	1.000
12		IVA (credito)	200	1.200

Operazione di riscossione crediti

Avviene ogni qual volta sia stata emessa una fattura con scadenza per la vendita di prodotti aziendali. Anche in questo caso il pagamento può avvenire in diverse forme (come nel caso dei debiti). La registrazione di queste operazioni viene eseguita dal C/Cassa-banca al C/Crediti.

Esempio dell’articolo da eseguire

27/02 - Riscossi tutti i crediti esistenti.

Dare	Avere	Descrizione			Parziale	Totale
		10	27/02
6	7	C/Cassa-Banca	a	C/Crediti
		Per riscossione di tutti i crediti esistenti				1.250

Regolamento dell'IVA

Appurato che periodicamente le imprese devono rispettare le scadenze dei pagamenti IVA, tali registrazioni dovranno essere effettuate calcolando il saldo del C/IVA. Se tale saldo risulta in AVERE dovrà essere eseguita la registrazione dal C/IVA debito al C/Erario IVA. Al contrario se il saldo IVA si trova in DARE significa che l'azienda è in credito con l'erario e, di conseguenza, la registrazione dovrà essere eseguita dal C/Erario IVA al C/IVA credito.

Esempio registrazione dell’IVA debito

Dare	Avere	Descrizione			Parziale	Totale
		19	30/05
11	4	C/IVA (debito)	a	C/Erario IVA
		Per regolamento IVA				1.500

Esempio registrazione dell’IVA credito

Dare	Avere	Descrizione	Parziale	Totale
		19 30/05
11	4	C/Erario IVA a C/IVA (credito)
		Per regolamento IVA		1.500

A questo punto se l'azienda risulta in debito verso l'erario dovrà essere fatta una ulteriore registrazione dal C/Erario IVA al C/Cassa-banca. Nel caso contrario, ovvero se l'azienda risulta in credito nei confronti dell'erario, dovrà essere fatta una registrazione dal C/Cassa-banca al C/Erario IVA.

Esempio registrazione dell’IVA debito

Dare	Avere	Descrizione		Parziale	Totale
		19	30/05
11	4	C/Erario IVA a C/Cassa-banca
		Per versamento IVA			1.500

Esempio registrazione dell’IVA credito

Dare	Avere	Descrizione		Parziale	Totale
		19	30/05
11	4	C/Cassa-Banca a C/Erario IVA
		Per versamento IVA			1.500

Per la propria gestione, ogni azienda utilizza risorse che acquista in precedenza e colloca in magazzino, in particolare materie prime. Tali acquisti devono essere registrati dal C/Perdite e profitti al C/Magazzino MP.
Lo stesso dicasi per la raccolta dei prodotti destinati al magazzino, un fatto di gestione interna che dovrà essere registrato dal C/Prodotti vendibili al C/ Perdite e profitti.
Con questo tipo di registrazioni si contabilizzano anche i pagamenti di bollette, manodopera, spese varie e altri costi di produzione dal C/Perdite e profitti al C/Cassa-banca. Come si può osservare tutti questi fatti vanno a interessare oltre ai rispettivi conti elementari, anche il conto economico perdite e profitti.

Esempio 1

30/05 - Si esegue un trattamento fitosanitario alle colture di 340 €.

Dare	Avere	Descrizione			Parziale	Totale
		19	30/05
11	4	C/Perdite e Profitti	a	C/Magazzino MP
		Per eseguito trattamento				340

Esempio 2

13/06 - Raccolti cereali per 37.000 € e posti in magazzino.

Dare	Avere	Descrizione			Parziale	Totale
		20	13/06
5	11	C/Magazzino PV	a	C/Perdite e Profitti
		Per raccolta cereali posti in magazzino				37.000

Esempio 3

27/07 - Pagata la manodopera per 2.800 €.

Dare	Avere	Descrizione			Parziale	Totale
		25	27/07
11	6	C/Perdite e profitti	a	C/Cassa-Banca
		Per pagamento manodopera				2.800

Acquisto di fattori pluriennali (macchine, impianti, ecc.)

Questa tipologia di acquisto richiede, in genere, il pagamento dei mezzi attraverso la contrazione di mutui, prestiti o finanziamenti, i quali danno luogo a una registrazione dal C/Macchine e attrezzature al C/Debiti.

Esempio dell'articolo da eseguire

29/02 - Acquisto trattrice 25.000 €.

Dare	Avere	Descrizione			Parziale	Totale
		10	29/02
6	7	C/Macchine e attr.	a	C/Debiti
		Per acquisto trattrice				25.000

Una volta eseguita una registrazione nel Giornale questa deve essere riportata subito al Mastro che, come già ricordato, è un libro in cui sono riportati tutti i conti necessari nello svolgimento della gestione aziendale. Questi devono essere ordinati e numerati allo stesso modo in cui si trovano nel piano dei conti. Nello schema sintetico (mastrino) si riportano solo gli importi in DARE o in AVERE. In quello analitico, oltre agli importi, si inseriscono delle descrizioni.

Esempio di conto analitico

14 - C/Cassa.

Data	Riferimento a giornale	Descrizione	DARE	AVERE
12/3	46 (cioè la 46a registrazione sul Giornale)	Pagamento concimi (la casuale è quella già riportata nel Giornale alla 46a registrazione)		280 (rappresenta l'uscita di denaro, il conto nella registrazione sul Giornale si trova sulla destra della colonna centrale)

La struttura grafica di un Conto nella sua forma sintetica richiama la T maiuscola. Comunemente viene detto mastrino ed è diviso in due parti su cui vengono riportati a sinistra il DARE e a destra LAVERE.

Esempio di conti sintetici (mastrini)

C/1 - Terra		C/2 - Fabbricati
DARE	AVERE	DARE	AVERE

STOP E SINTESI

Registrazione dei fatti amministrativi

Che cosa si intende per mastrino?

È uno schema sintetico dove si riportano in DARE o in AVERE i fatti amministrativi della fase di esercizio.

Che cos’è il Libro prima nota?

È il registro in cui si annotano in ordine cronologico tutti i fatti economici che avvengono all’interno dell’azienda.

In che modo si registra un pagamento di un debito?

Il pagamento di un debito si registra da conto debiti (DARE) a conto cassa-banca (AVERE).

STOP AND SUMMARY

Administrative events record

What is a T-account?

It is a synthetic scheme where we record all debits and credits of the operating phase.

What is the petty cash book?

It is a book where every daily economic event in the company is recorded.

How do you record a debt payoff?

By shifting from debts account (owe) to cash account (due).

ECONOMIA E AGROSISTEMI

VOLUME 1

4.5 Registrazione dei fatti amministrativi